Yasu Blog

グローバルで活躍するための入社一年目のコミュニケーション術

July 30, 2018

Wise men speak because they have something to say; Fools because they have to say something.

-Plato

コンサルティングファームやグローバルなビジネス環境で必要なコミュニケーションの基本中の基本についてまとめました。 社会人なりたてのビジネスマンや就活での文書作成、面接対策で意識すべき 3 つの基本です。

[list class=“ol-circle li-mainbdr main-bc-before”] 目次

  1. 結論から話す
  2. Yes/No の質問には Yes か No でまずは答える。
  3. 事実や数字を使って説明する。

[/list]

1. 結論から話す

相手が知りたい情報から伝える。

そして必要がある場合のみ追加で説明していくことで、相手に必要な量の情報を提供していくことができる。

そのため最小の時間でのコミュニケーションが可能となる。

[box class=“box26” title=“話す順番”]

  1. 結論
  2. なぜそうなのか
  3. 詳細説明
  4. 結論

[/box]

会話の例

[timeline] [tl label=‘問い’ title=‘日本の観光政策において政府が最も力を入れるべき都道府県はどこか?’][/tl] [tl label=‘答え’ title=‘① 結論’]日本国内の観光政策において特に北海道のインバウンド観光に力を入れるべきだと思います。[/tl] [tl title=‘② なぜ’]

アジア近隣諸国に多く存在する「夏」のマリンアクティビティの有名観光地と比較し、

「冬」のスノーアクティビティはまだ主要観光地がアジア内で確立されていません。

そのため冬を観光資源にもつ北海道がアジア諸国の中で注目を集めることができます。

[/tl] [tl title=‘③ 詳細説明’]

ヨーロッパやアメリカでは冬はここに行くというお決まりのコースがありますが、

アジア諸国はこれまで海外旅行に行く層が限られていたため冬の目的地が確立されていません。

そんな中、冬が存在しない東南アジア諸国においてはこれから冬を経験したいと思う層が急速に増加していきます。

その冬の目的地としてアジアでは北海道というイメージを定着させることで、アジア中からの観光客が訪れるようになります。

[/tl] [tl title=‘④ 結論’]上記の理由から、日本の観光政策で特に力をいれるのは北海道だと考えます。[/tl] [/timeline]

[say]

使えるトリック

話す内容がまとまらないときは、「少し考えさせてください」と言ったり、質問内容を反復したりすることで時間稼ぎができます。

[/say]

2. Yes/No の質問には Yes か No でまずは答える。

タイトル通り、Yes か No で答えられるクローズドな質問に対しては、返答の一文目で Yes か No か答えること。

相手が聞きたい内容に端的に答えるというビジネスの基本を守る。

[box class=“box26” title=“なぜ、Yes、No で答えることが大切なのか。”]

  1. 時間の節約。聞き手が知りたいことを最初の 1 文で知らせる。無駄な会話の必要性がない。
  2. 話し手目線で、問題の原因究明や対応策を導ける。(自分がペラペラ話すと相手の考えや知見を引き出せない。)

[/box]

会話の例(NG:質問に答えていない。)

[timeline] [tl label=‘上司’ title=‘資料作成終わった?’][/tl] [tl label=‘自分’ title=‘別の仕事を現在対応中です。’][/tl] [/timeline]

会話の例(NG:質問に質問で返している。)

[timeline] [tl label=‘上司’ title=‘資料作成終わった?’][/tl] [tl label=‘自分’ title=‘部長からは明後日までに終わらせればいいと聞いていますが、本日中に終わらせる必要がありますでしょうか。’][/tl] [/timeline]

会話の例(OK:質問に答えつつ上司のアドバイスを引き出し、ネクストアクションを定義している。)

[timeline] [tl label=‘上司’ title=‘資料作成終わった?’][/tl] [tl label=‘自分’ title=‘まだ終わっていません。’][/tl] [tl label=‘上司’ title=‘どこで止まっているの?’][/tl] [tl label=‘自分’ title=‘競合の分析です。’][/tl] [tl label=‘上司’ title=‘XX さんが詳しいけど、相談してみた?’][/tl] [tl label=‘自分’ title=‘していません。’][/tl] [tl label=‘上司’ title=‘じゃあ、私からお願いしておくから、あとで話に行ってもらえるかな。’][/tl] [tl label=‘自分’ title=‘はい、わかりました。相談後ドラフトを仕上げるので明日の午前中にレビューをお願いします。’][/tl] [tl label=‘上司’ title=‘了解。’][/tl] [/timeline]

3. 事実や数字を使って説明する。

自分の上位者や年上のクライアント、もしくは母国語でない言語で説明するときに特に効果的なのが「事実や数字のデータを使って説明する」です。

相手のほうが経験や知識で上の場合、ただ自分の考えを述べても聞いてもらえないことが多々あります。残念ながらそれが本当に正しい主張であったとしても・・・です。

そういう時には、政府の統計情報や、企業のデータ、もしくはインタビュー等を通じて得た結果を使って、

X(主張)だと考えます。なぜなら Y(参照元)によると Z(データ)があるからです。

という形で伝えればより効果的にコミュニケーションができます。

この事実や数字を集めておくことの他のメリットとして、自分が導き出した結論が的外れになってしまっていた場合においても、上司やクライアントはこの情報を使って別の結論を導き出すことが可能になります。

[say]

他の使える場面として、例えばアメリカ人との会議で日本人は自分一人となった時。彼らと英語で議論で勝つのは難しいです。

でも事実と数字を事前に集めておけば、それを提示することで、周りから注目されますし、意見を求められる機会も増えるので、外国語での会議の時は特にこの準備という意味での事実や数字の収集と整理が自分の付加価値を出せるポイントとなることが多かったです。

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